In2CRM, de bouwsteen van succes voor Witzand Bouwmaterialen
4 juli 2024
De jarenlange samenwerking tussen Witzand Hout en BouwCenter van den Bosch met CRMCompany is gestart in 2007. In het begin van de samenwerking lag de focus vooral op het versnellen en opvolgen van offertes. Inmiddels is In2CRM uitgegroeid tot een veelzijdige partner die Witzand Bouwmaterialen helpt en ondersteunt bij het automatiseren van hun belangrijkste processen.
In 2011 zijn Witzand Hout, Bouwcenter van den Bosch en BouwCenter ECB samengevoegd tot Witzand Bouwmaterialen. In deze klantcase zijn we in gesprek met Kevin Hoitink, teamleider ICT bij Witzand Bouwmaterialen. Binnen zijn rol als applicatiebeheerder bij BouwCenter ECB, heeft Kevin zijn functie ook op Witzand Bouwmaterialen toegespitst en is hij sindsdien actief betrokken bij de continuïteit van de voortgang van In2CRM.
..
..
“De bouwsector, met zijn interne processen en grote variëteit in projecten, past perfect bij In2CRM en CRMCompany. Dat is waar onze samenwerking op is gebaseerd,” aldus Kevin Hoitink. Deze gedeelde achtergrond en begrip van de branche vormen de basis van de langdurige en succesvolle relatie tussen Witzand Bouwmaterialen en CRMCompany.
.
”Ik denk dat er maar weinig CRM software bestaat dat voor elk type organisatie geschikt is. Als je zo universeel bent dat iedereen ermee kan werken, ben ik van mening dat je wel details gaat missen.’’ Kevin Hoitink, Teamleider ICT bij Witzand Bouwmaterialen
In2CRM begrijpt de bouwbranche
Hoe wordt het begrijpen van de bouwbranche dan in detail gezien en wat maakt dat In2CRM juist zo goed voor Witzand Bouwmaterialen werkt?
Grip op marges
In2CRM is een sterke tool wanneer er specifieke berekeningen gemaakt moeten worden, om tot een offerte of order te komen. Voor sommige artikelen in de bouwbranche is de marge erg klein, waardoor de transportkosten des te belangrijker zijn. Bij producten met een minimale marge kunnen transportkosten aanzienlijk zijn. In2CRM houdt rekening met deze factoren, zoals inkomende en uitgaande vrachtkosten. Ook kan het systeem omgaan met lengteproducten, waaronder het leveren van hout met verschillende afmetingen. ”Veel van onze handel vindt plaats op basis van individuele stukken, waarbij we alle metingen omrekenen naar vierkante en kubieke meters. In2CRM begrijpt deze aanpak en kan hier goed mee omgaan. Zonder deze functionaliteit zouden we In2CRM niet optimaal kunnen benutten,’’ aldus Kevin.
Oplossingsgericht werken met alle modules
Eén van de belangrijkste voordelen van In2CRM voor Witzand Bouwmaterialen is de aanpasbaarheid aan hun specifieke behoeften. “In2CRM is geen kant-en-klaar pakket, het wordt passend gemaakt naar onze behoeften,” benadrukt Kevin. Deze configureerbare oplossing strekt zich uit tot verschillende aspecten van de bedrijfsvoering, van het genereren van offertes tot het beheren van debiteuren.
In2CRM VS Witzand
Effectief werken met In2CRM
Bijna elke afdeling binnen Witzand Bouwmaterialen maakt gebruik van de offertemodule van In2CRM. Of het nu gaat om de binnendienst, balieverkopers of de buitendienst, iedereen kan offertes maken en opvolgen met behulp van In2CRM.
Een andere essentiële module is het beheer van debiteuren. Deze module omvat taken zoals het aanmanen van klanten, het bijhouden van rekeningoverzichten, het opvolgen van klachten en het archiveren van documenten. Deze module grenst aan het domein van ERP. Destijds is er gekozen om deze module binnen In2CRM te behouden vanwege de naadloze integratie met de andere processen binnen Witzand Bouwmaterialen.
Nieuwsbrievenmodule
Ook maakt Witzand effectief gebruik van de nieuwsbrievenmodule van In2CRM. Naast marketingdoeleinden wordt de module gebruikt om prijslijsten te genereren en te versturen. Zodra de lijsten klaar zijn, worden deze geëxporteerd vanuit In2CRM naar het ERP-systeem voor verdere verwerking. Op deze manier stuurt Witzand Bouwmaterialen gepersonaliseerde e-mails naar klanten, waarin de actuele prijsinformatie wordt weergegeven. Dit stelt ze in staat om de communicatie-uitingen verder te verfijnen en te automatiseren.
.
Flexibele functionaliteiten
In de afgelopen jaren zijn er ook specifieke functionaliteiten geïmplementeerd in In2CRM, omdat het huidige ERP-systeem van Witzand Bouwmaterialen deze niet meer kon verwerken.
Een belangrijke functionaliteit is pakket-labels. Bij alle binnenkomende goederen wordt er automatisch een pakketsticker afgedrukt. Hoewel dit niet standaard bij CRM hoort, is er in overleg met consultant Hans Kirkenir een oplossing bedacht, ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit toont aan hoe flexibel en aanpasbaar In2CRM is om op maat gemaakte oplossingen te bieden voor specifieke behoeften. Zo heeft In2CRM meerdere specifieke functionaliteiten opgenomen. Een mooi voorbeeld hiervan is de laadlijsten voor de vrachtwagens, deze komen rechtstreeks uit In2CRM. Ook het controlerende gedeelte van de orderbewaking wordt door In2CRM afgehandeld.
”Dit is een waardevolle les voor ons geweest. Het laat zien dat In2CRM de nodige tools, flexibiliteit en het vermogen heeft om geconfigureerde oplossingen te bieden.’’ geeft Kevin aan.
….
Blik op de toekomst
Witzand Bouwmaterialen is momenteel druk bezig met de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Een belangrijke factor bij deze keuze was de mogelijke koppeling met In2CRM. Veel processen die in het ERP-systeem thuishoren, zullen in het nieuwe systeem worden ondergebracht. Alle informatievoorzieningen over en naar de klanten van Witzand Bouwmaterialen blijven via In2CRM verlopen. Kortom, voor Witzand Bouwmaterialen is In2CRM meer dan alleen een softwareplatform. Het is een jarenlange partner die ondersteunt bij het optimaliseren van alle bedrijfsprocessen en mee-ontwikkelt in de groei naar een optimale klantervaring!